Tietosuojaseloste

Tämä on Kempele-seura ry:n tietosuojaseloste.

Rekisteriseloste

(Rekisteriseloste ja asiakkaan informointi)
EU:n yleinen tietosuoja-asetus 679/2016, artiklat 13 ja 14

Rekisterinpitäjä
Kempele-seura ry

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Mirva Karjalainen, sihteeri
kempeleseura(at)gmail.com

Rekisterin nimi
Rekisteri on yhdistyksen jäsen-, toimihenkilö- ja asiakasrekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tietoja käytetään jäsenviestintään, toimihenkilöiden väliseen viestintään, palkanmaksuun ja asiakasviestintään. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisterin tarkoituksena on kerätä seuran jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut Seuran toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsentiedotteiden lähettämiseksi, jäsentilaisuuksien järjestämiseksi (seuran kokoukset, koulutustilaisuudet, matkat, muut tapahtumat), sekä osallistumismaksujen ja jäsenmaksujen hoitamista varten. Tiedoista voidaan laatia koonteja, joista yksittäistä Jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa. Tietoja voidaan jäsenen luvalla käyttää seuran julkaisuissa (esimerkiksi seuran historiikit).

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot: jäsenen nimi ja kotipaikka. Lisäksi kerätään seuraavat tiedot:

  • jäsenen yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti, Jäsenen valinta kirje- tai sähköpostitiedotteille ja -laskuille)
  • Jäsenyystiedot (tehtävä seurassa, kunniajäsenyys, kunniapuheenjohtajuus, entinen puheenjohtaja)
  • Jäsenmaksutiedot, osallistumismaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
  • Syntymäaika syntymäpäivien huomioimista varten
  • Osallistumistiedot seuran tapahtumiin (ilmoittautuminen, osallistujaluettelo, erikoisruokavalio)
  • työntekijöiden palkanmaksun vaatimat tiedot (henkilö- ja tilitiedot)

Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan suoraan jäseneltä tai asiakkaalta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Jäsenten henkilötietoja ei luovuteta tai siirretä ulkopuolisille toimijoille ilman rekisteröityjen henkilöiden lupaa. Toimihenkilöiden ja luottamushenkilöiden yhteystietoja voidaan luovuttaa toiminnan ja mahdollisten viranomaiskyselyiden vaatimassa laajuudessa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Kirjanpitolain tai muun soveltuvan lain velvoitteiden vuoksi tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pitempään.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain johtokunnan jäsenien toimesta. Jäsenrekisterin päivitykseen käytetyt työasemat ja muut tallennusmediat (kuten Google) ovat salasanasuojattuja.
Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot tuhotaan tietosuoja huomioiden.

Rekisteröidy oikeudet
Rekisteröity voi pyytää tietojensa tarkastamista kirjallisesti rekisteriasioita hoitavalta henkilöltä. Tarkastusoikeuden käyttäminen on ilmaista, mikäli edellisestä tarkastamisesta on kulunut yli vuosi (EU:n yleinen tietosuojaasetus 679/2016, artikla 15). Muutoin pyynnön toteuttamisesta peritään mahdolliset kopio- ja postitusmaksut.

Pyyntö lähetetään Kempele-seuralle sähköpostitse osoitteeseen kempeleseura(at)gmail.com. Tiedot voidaan lähettää vain kirjeitse tavallisessa postissa siihen osoitteeseen, jonka jäsen on antanut jäsenrekisteriin yhteysosoitteekseen. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon korjaamista tai poistamista. Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 679/2016, artikla 16). Pyyntö lähetetään Kempele-seuralle sähköpostitse osoitteeseen kempeleseura(at)gmail.com.

Rekisteröidyn informointi
Tietosuojaseloste on nähtävissä Kempele-seuran internet-sivuilla: https://kempele-seura.fi/.

Mitä henkilötietoa keräämme ja miksi

Kommentit

Kun sivuston käyttäjät jättävät kommentteja sivustolle, keräämme kommenttilomakkeessa olevat tiedot, sekä käyttäjän IP-osoitteen ja selaimen versiotiedot roskaviestien tunnistamisen helpottamiseksi.

Kun vierailijat jättävät kommentin tälle sivustolle, keräämme tiedon, joka on näkyvissä kommentointikentissä, IP-osoitteen sekä selaimen versioon liittyvät tiedot.

Yhteydenottolomakkeet

Yhteydenottolomakkeella keräämme vain yhteydenpitoon tarvittavaa tietoa. Emme luovuta tietoja kolmansille osapuolille.

Evästeet

Jos jätät kommentin sivustolle, voit valita nimen, sähköpostiosoitteen ja url-osoitteen tallennuksen evästeeseen. Tämä toiminto lisää käyttömukavuutta, koska lomaketta ei tarvitse täyttää jokaisella kerralla uudelleen kommenttia lisätessä. Evästetieto poistetaan selaimesta vuoden kuluttua.

Mikäli sinulla on tili ja kirjaudut sivustolle, asetamme väliaikaisen evästeen, joka päättelee, tukeeko selaimesi evästeitä vai ei. Tämä eväste ei sisällä henkilötietoa, ja se poistetaan kun selainikkuna suljetaan.

Kun kirjaudut sisään, asetamme useita evästeitä, jotka tallentavat kirjautumis- sekä näyttöasetuksesi. Kirjautumisevästeet poistetaan kahden vuorokauden kuluessa, näyttöasetuksiin liittyvät evästeet poistuvat vuoden päästä. Mikäli valitset “Muista minut” kirjautumisen yhteydessä, kirjautumistietojasi säilytetään kahden viikon ajan. Mikäli kirjaudut ulos, kirjautumiseen liittyvät evästeet poistetaan samassa yhteydessä.

Mikäli julkaiset artikkelin tai muokkaat olemassa olevaa, tallennamme selaimeen evästeen, joka sisältää muokattavan artikkelin ID:n. Eväste vanhenee yhdessä vuorokaudessa.

Kuinka kauan säilytämme tietoa

Mikäli jätät kommentin, kommenttia ja sen metatietoa säilytetään toistaiseksi. Tämä tehdään siksi, että voimme tunnistaa ja hyväksyä seuraavat kommentit automaattisesti sen sijaan, että säilyttäisimme ne moderointijonossa.

Tallennamme rekisteröityneiden käyttäjien (jos sellaisia on) käyttäjäprofiilien tiedot. Kaikilla käyttäjillä on mahdollisuus nähdä, muokata ja poistaa omia henkilötietojaan milloin vain. Ainoastaan käyttäjänimeä ei voi muuttaa. Verkkosivuston ylläpitäjät voivat nähdä ja muokata käyttäjäprofiilien tietoja.

Mitä oikeuksia sinulla on omaan tietoosi

Mikäli sinulla on käyttäjätili tälle sivustolle tai olet jättänyt kommentteja, voit pyytää koostetiedostoa omista henkilötiedoistasi, sisältäen kaiken henkilötiedon, jonka olet meille antanut. Voit myös pyytää henkilötietojesi poistoa. Oikeus omien tietojen poistoon ei koske sellaista henkilötietoa, joka meidän on säilytettävä ylläpidollisista, juridisista tai tietoturvaan liittyvistä syistä.

Minne lähetämme tietosi

Vierailijoiden kommentteja saatetaan tarkistaa automatisoidun roskapostiestopalvelun kautta.

Omat yhteystietosi

Emme luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille.